效率之路为何频频失败?这是我对工具与方向的思考

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从Apple Reminder到Things 3, 从Omnifocus到2Do,我不断尝试了一个又一个效率软件,研究了一篇又一篇关于提升效率的文章。

说到关于生产力的话题,我当然会说喜欢研究效率,想尽办法利用起软件的每一个功能,一有感兴趣的新软件,就算只是因为一个不怎么可能用到的新奇的小功能也会考虑如何把所有数据迁移过去。

慢慢的,我开始陷入工具与方向的冲突中。虽然研究了无数的方法论,我对效率的认知可谓还是越来越偏激,从原有的实用主义到最后的理想主义,我慢慢忘记了追求效率工具的初衷:提升效率本身。

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由于边际效益的降低,我逐渐发现了软件使用过程中Overwhelming的感觉,笔记碎片化地落在好几个不同的软件,原本系统化的组织系统开始变得越来越复杂,直到各个软件的协同性越来越差,工作流(workflow)开始紊乱。发现问题的时候,我仍然以为是软件的选择上出了问题,然后开始继续寻找新的软件加入工作流,导致个人软件生态体系的恶性循环。

初识方向的概念

意识到问题源自一次对方法论的思考,无论是效率方法论还是具体软件的功能性,都是一个个极度理想化的实现方式,我对效率的认知一直是从抽象的方法到满足能实现方法论的软件,再到具体的实践使用。

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这样的方法不但从出发点就是理论化的,通过对于工具的认知也是从开发者的角度出发,按照开发者的逻辑使用软件,这样虽然能带来理论上的高度组织性和可维护性,但对于非常不同的个人来讲,因为截然不同的思维方式,按照开发者的思维使用软件并不一定能带来更高的效率。

对待效率态度的转变

对于软件的态度转变

在我深度使用效率软件的三年中,我认知到了对于软件功能的取舍,和本着实际需求出发的原则 。主要体现在以下几个方面:

缩小软件数目

软件的个数直接决定了工作流的复杂度,也间接决定了整个工作流的整合度(Integrity)。使用更少,更Essential的软件能帮助建立更有组织性的工作流:由更少软件建立的工作流调理更清楚,切换软件去要的成本更少,需要付出的学习成本更少。甚至通过结合url scheme,捷径等高级操作时结合度能更高,在此暂不展开。

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用简单功能建立复杂功能

以前我总是追求效率软件的“All in one”,即使用更复杂的软件来降低未来出现功能短缺的情况。在使用过程中这样不但导致软件越来越臃肿,工作流越来越杂乱,对“用尽所有功能”的狂热追求更是导致了上文所说的恶性循环。而用简单功能建立复杂功能,如使用Notes的Duplicate功能来模拟Template功能,不但简化了工作流,最重要的是减少了还没用到的功能的冗余,从思维层面上简化了负担。

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对于方法论的态度转变

说到底方法论本身还是一种对于效率与工具的潜意识态度,和工具本身是离不开的。既不能抛开方法论谈论工具,也不能抛开工具聊方法论。就像上文所说的几个对于软件的态度转变,我在对于软件功能的取舍中发掘了思维层面上的简化和建立更高级工作流的能力

感谢阅读!作者 @Cheng Ji

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